Regulamin usługi SOMPLE

Spis treści

§1. Postanowienia ogólne i definicje

1. Regulamin określa zasady korzystania z usługi SOMPLE: urządzenia nagrywającego („Urządzenie"), aplikacji mobilnej, panelu zespołu oraz powiązanych usług chmurowych (łącznie: „Usługa").
2. Operatorem Usługi jest Młyńska SPV sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Młyńska 5, 20-406 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001142509, NIP 9462747933, REGON 540348021 („Operator”), kontakt: kontakt@somple.io.
3. Definicje: Użytkownik — osoba posiadająca konto; Konsument — osoba fizyczna dokonująca czynności niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową; Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego; Organizacja — firma/zespół, w ramach którego działają konta; Manager — Użytkownik z wglądem w dane zespołu; Treści — nagrania, transkrypcje, notatki, analizy i metadane połączeń Użytkownika; Rozmówca — osoba trzecia utrwalona w nagraniu.
4. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację Regulaminu. Integralną częścią Regulaminu jest Polityka prywatności.
5. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i jest nieodpłatnie udostępniany pod adresem somple.io/regulamin.html w formie umożliwiającej pobranie i utrwalenie.

§2. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Usługi niezbędne są: smartfon z aktualnie wspieraną wersją systemu iOS lub Android (wersje minimalne wskazane w sklepach App Store / Google Play), dostęp do internetu, aktywne konto e-mail oraz — dla funkcji nagrywania — Urządzenie SOMPLE połączone z telefonem przez Bluetooth.
2. Panel zespołu wymaga aktualnej wersji przeglądarki internetowej.
3. Przesyłanie nagrań z Urządzenia wykorzystuje lokalną sieć WiFi tworzoną przez Urządzenie; przetworzenie nagrania na notatkę wymaga połączenia z internetem.
4. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym.

§3. Czym jest Usługa; treści AI

1. SOMPLE automatycznie zamienia nagrania rozmów Użytkownika na transkrypcje, notatki, zadania, przypomnienia, analizy sprzedażowe oraz statystyki (w tym statystyki odbieralności połączeń).
2. Treści generowane są automatycznie przez modele sztucznej inteligencji i mogą zawierać błędy, pominięcia lub nieścisłości. Stanowią wyłącznie materiał pomocniczy: nie zastępują własnych ustaleń Użytkownika i nie są poradą prawną, podatkową ani finansową. Użytkownik powinien weryfikować kluczowe informacje (kwoty, terminy, zobowiązania) z nagraniem lub rozmówcą.
3. Operator stale rozwija Usługę i może wprowadzać aktualizacje, w tym zmiany wyglądu i funkcji, które nie zmniejszają istotnie użyteczności Usługi. Konsumentom dostarczane są aktualizacje niezbędne do zachowania zgodności Usługi z umową.

§4. Konto

1. Korzystanie z Usługi wymaga konta (e-mail i hasło lub logowanie Google). Konto jest imienne i nieprzenoszalne; Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych logowania.
2. Użytkownik odpowiada za działania wykonywane z użyciem jego konta, chyba że nastąpiły po zgłoszeniu Operatorowi utraty kontroli nad kontem.
3. Zakładając konto w imieniu Organizacji, Użytkownik oświadcza, że jest umocowany do jej reprezentowania w tym zakresie.

§5. Organizacje, panel managera i statystyki pracy

1. W ramach Organizacji wyznaczony Manager ma wgląd w Treści i statystyki członków zespołu (notatki, analizy, statystyki rozmów i odbieralności połączeń).
2. Zasada przejrzystości: członek zespołu widzi w aplikacji te same swoje dane i statystyki, które widzi Manager. Wykorzystywanie Usługi do niejawnego monitorowania osób jest zakazane (§13).
3. Jeżeli Organizacja jest pracodawcą, wdrożenie Usługi wobec pracowników stanowi formę monitoringu w rozumieniu art. 22³ Kodeksu pracy. Organizacja zobowiązana jest określić cele, zakres i sposób monitoringu w przepisach wewnątrzzakładowych oraz poinformować pracowników przed jego uruchomieniem. Odpowiedzialność za zgodność wdrożenia z prawem pracy ponosi Organizacja.
4. Nadzór człowieka nad AI: analizy, oceny i statystyki generowane automatycznie mają charakter pomocniczy. Organizacja nie może opierać decyzji dotyczących zatrudnienia, oceny okresowej, wynagrodzenia ani rozwiązania stosunku pracy wyłącznie na treściach wygenerowanych przez AI — wymagana jest weryfikacja i ocena przez człowieka.

§6. Nagrywanie rozmów — obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik nagrywa rozmowy wyłącznie na własną odpowiedzialność (a w ramach Organizacji — na odpowiedzialność Organizacji).
2. Użytkownik zobowiązuje się przestrzegać prawa obowiązującego w miejscu korzystania z Usługi, w szczególności: informować Rozmówców o nagrywaniu (najlepiej na początku rozmowy), zapewnić podstawę prawną przetwarzania danych Rozmówców zgodnie z RODO oraz zrealizować wobec nich obowiązek informacyjny, a także nie nagrywać rozmów, do których rejestrowania nie ma uprawnień.
3. Usługa udostępnia funkcje wspierające te obowiązki (m.in. komunikat głosowy o nagrywaniu), ale ich użycie nie zwalnia Użytkownika z odpowiedzialności.
4. Administratorem danych osobowych zawartych w Treściach jest Użytkownik lub jego Organizacja — zgodnie z sekcją 3 Polityki prywatności.

§7. Umowa powierzenia przetwarzania danych

Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO, zawartą pomiędzy Użytkownikiem/Organizacją jako administratorem („Administrator") a Operatorem jako podmiotem przetwarzającym.

1. Przedmiot i czas trwania: przetwarzanie Treści w celu i przez okres świadczenia Usługi na rzecz Administratora.
2. Charakter i cel przetwarzania: przechowywanie nagrań i plików, transkrypcja mowy, generowanie notatek, zadań i analiz, obliczanie statystyk, udostępnianie danych w aplikacji i panelu zgodnie z rolami.
3. Kategorie osób: Rozmówcy (klienci, kontrahenci), członkowie zespołu Administratora. Rodzaje danych: głos i treść wypowiedzi, dane identyfikacyjne i kontaktowe pojawiające się w rozmowach, nazwy/numery rozmówców, metadane połączeń, treści notatek. Jeżeli Użytkownik dobrowolnie nagra próbkę głosu, przetwarzany jest także wzorzec głosu (dane biometryczne — art. 9 RODO) wyłącznie do rozpoznawania jego wypowiedzi, na podstawie wyraźnej zgody, którą można w każdej chwili wycofać. Szczegóły i podwykonawcy (w tym pyannoteAI) — w Polityce prywatności.
4. Obowiązki Operatora: Operator (a) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (za które uznaje się korzystanie z funkcji Usługi), (b) zapewnia, by osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania tajemnicy, (c) wdraża środki techniczne i organizacyjne wymagane art. 32 RODO, (d) pomaga Administratorowi w realizacji praw osób oraz obowiązków z art. 32–36 RODO, (e) po zakończeniu świadczenia Usługi usuwa dane zgodnie z terminami wskazanymi w Polityce prywatności, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie, (f) udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności oraz umożliwia audyt — po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku, na koszt Administratora, w sposób nienaruszający tajemnic i bezpieczeństwa pozostałych klientów.
5. Podpowierzenie: Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Operatora z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w sekcji 8 Polityki prywatności. O zamierzonych zmianach listy Operator poinformuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może zgłosić sprzeciw, przy czym sprzeciw uniemożliwiający świadczenie Usługi uprawnia strony do jej wypowiedzenia. Operator nakłada na podwykonawców obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z niniejszego paragrafu.
6. Transfery poza EOG: odbywają się wyłącznie z zabezpieczeniami opisanymi w sekcji 9 Polityki prywatności.
7. Naruszenia: Operator zawiadamia Administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu.

§8. Plany, płatności i urządzenie

1. Usługa dostępna jest w planie bezpłatnym oraz planach płatnych. Aktualny zakres planów i ceny publikowane są w Cenniku na somple.io. Ceny dla przedsiębiorców podawane są netto, dla Konsumentów — brutto.
2. Opłaty abonamentowe pobierane są z góry za okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny). Urządzenie jest sprzedawane odrębnie, jednorazowo.
3. Zmiany cen nie dotyczą opłaconego już okresu rozliczeniowego. O podwyżce Operator informuje co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie; brak akceptacji uprawnia do rezygnacji z końcem opłaconego okresu.
4. W razie braku płatności Operator może — po bezskutecznym wezwaniu — ograniczyć funkcje płatne do zakresu planu bezpłatnego; Treści pozostają dostępne do odczytu i eksportu przez co najmniej 30 dni.
5. Do Urządzenia stosuje się przepisy o zgodności towaru z umową: wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta — ustawa o prawach konsumenta (odpowiedzialność Operatora przez 2 lata od dostarczenia), wobec pozostałych przedsiębiorców — rękojmia z Kodeksu cywilnego.
6. Uczciwe korzystanie z planu bez limitu. W planie opisanym jako „bez limitu" Operator nie stosuje miesięcznego limitu minut nagrań ani limitu analiz. Plan przeznaczony jest do zwykłego korzystania przez jedną osobę w jej własnej działalności. Za korzystanie wykraczające poza ten cel uznaje się w szczególności: przekroczenie 100 godzin nagrań przesłanych do Usługi w miesiącu rozliczeniowym, udostępnianie konta innym osobom, korzystanie z konta przez oprogramowanie automatyzujące oraz odsprzedaż Usługi.
7. W razie przekroczenia progu, o którym mowa w ust. 6, Operator najpierw informuje Użytkownika drogą elektroniczną i wskazuje termin nie krótszy niż 14 dni na dostosowanie sposobu korzystania albo przejście na plan odpowiadający faktycznemu zapotrzebowaniu. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu Operator może ograniczyć prędkość przetwarzania nowych nagrań do zakresu planu niższego. Operator nie usuwa z tego powodu Treści Użytkownika ani nie pozbawia go dostępu do Treści już przetworzonych.

§9. Konsumenci: odstąpienie od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny: dla Urządzenia — od jego otrzymania; dla usługi cyfrowej — od zawarcia umowy. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia na kontakt@somple.io (może być według wzoru z załącznika nr 2 do ustawy o prawach konsumenta).
2. Zwrot Urządzenia: Konsument odsyła Urządzenie w ciągu 14 dni od odstąpienia i ponosi bezpośrednie koszty zwrotu; Operator zwraca płatności w ciągu 14 dni (może wstrzymać się do otrzymania Urządzenia lub dowodu odesłania). Konsument odpowiada za zmniejszenie wartości Urządzenia wynikające z korzystania wykraczającego poza stwierdzenie jego charakteru, cech i funkcjonowania.
3. Usługa płatna rozpoczęta za wyraźną zgodą Konsumenta przed upływem terminu odstąpienia: w razie odstąpienia Konsument ponosi opłatę proporcjonalną do zakresu świadczenia spełnionego do chwili odstąpienia; prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu usługi za wyraźną zgodą Konsumenta, poinformowanego o utracie tego prawa.

§10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi lub Urządzenia można składać na kontakt@somple.io, podając: dane kontaktowe, opis problemu i oczekiwany sposób załatwienia.
2. Operator odpowiada w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji; brak odpowiedzi w tym terminie wobec Konsumenta oznacza jej uznanie.

§11. Treści Użytkownika

1. Treści pozostają własnością Użytkownika (odpowiednio: Organizacji).
2. Użytkownik udziela Operatorowi niewyłącznej licencji na korzystanie z Treści wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi (przechowywanie, transkrypcja, generowanie notatek i statystyk, wyświetlanie zgodnie z rolami). Licencja wygasa z usunięciem Treści lub konta, z zastrzeżeniem okresów rotacji kopii zapasowych.
3. Treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.
4. Użytkownik może usunąć każdą notatkę wraz z nagraniem z poziomu aplikacji.

§12. Własność intelektualna

Usługa, w tym oprogramowanie, wygląd, znak SOMPLE i dokumentacja, stanowi własność intelektualną Operatora lub jego licencjodawców. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z aplikacji w ramach Usługi. Zakazane są: inżynieria wsteczna (poza zakresem dozwolonym ustawowo), odsprzedaż Usługi oraz usuwanie oznaczeń praw.

§13. Niedozwolone korzystanie

Zabronione jest w szczególności:

• wykorzystywanie Usługi do niejawnego monitorowania lub inwigilacji osób, w tym pracowników — wbrew §5 i przepisom prawa,
• nagrywanie rozmów bez podstawy prawnej lub wbrew zakazom ustawowym,
• naruszanie tajemnic prawnie chronionych (np. zawodowej, przedsiębiorstwa osób trzecich),
• działania zagrażające bezpieczeństwu lub stabilności Usługi (w tym próby nieuprawnionego dostępu, przeciążania infrastruktury, obchodzenia limitów planów),
• dostarczanie treści bezprawnych.

§14. Odpowiedzialność i dostępność Usługi

1. Operator dokłada należytej staranności, aby Usługa działała w sposób ciągły, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności (prace serwisowe, awarie dostawców, siła wyższa). O planowanych istotnych przerwach Operator informuje z wyprzedzeniem.
2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za: (a) skutki decyzji podjętych na podstawie treści wygenerowanych automatycznie, (b) sposób korzystania z Usługi przez Użytkownika lub Organizację niezgodny z prawem lub Regulaminem, (c) utratę danych przechowywanych wyłącznie lokalnie na Urządzeniu lub telefonie przed ich przesłaniem do chmury.
3. Wobec Użytkowników niebędących Konsumentami łączna odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do wysokości opłat zapłaconych przez Użytkownika za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie i nie obejmuje utraconych korzyści.
4. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów (w tym wobec Konsumentów oraz za szkodę wyrządzoną umyślnie).

§15. Zawieszenie i rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdej chwili zaprzestać korzystania z Usługi i trwale usunąć konto wraz ze wszystkimi danymi samodzielnie w aplikacji (Ustawienia → Konto → „Usuń konto i wszystkie dane”), albo pisząc na kontakt@somple.io. Usunięcie konta kasuje również wzorzec głosu (wycofanie zgody na dane biometryczne).
2. Operator może zawiesić dostęp lub wypowiedzieć umowę w razie istotnego naruszenia Regulaminu (w szczególności §13), po uprzednim wezwaniu do zaniechania — chyba że charakter naruszenia wymaga natychmiastowego działania.
3. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik ma co najmniej 30 dni na eksport Treści, po czym są one usuwane zgodnie z Polityką prywatności.

§16. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany prawa, orzecznictwa lub decyzji organów, rozwoju funkcji Usługi, względów bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom.
2. O zmianach Operator informuje w aplikacji lub e-mailem co najmniej 14 dni przed wejściem w życie. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed tą datą; zmiany nie naruszają praw nabytych w opłaconym okresie.

§17. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in.: z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, wojewódzkich inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz stałych sądów polubownych przy Inspekcji Handlowej. Informacje: uokik.gov.pl oraz bezpłatna infolinia konsumencka. Skorzystanie z tych procedur jest dobrowolne dla obu stron.

§18. Prawo właściwe

Prawem właściwym jest prawo polskie, przy czym wybór ten nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu przepisami, których nie można wyłączyć umownie, państwa jego zwykłego pobytu w UE. Spory z przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora; spory z Konsumentami — sąd właściwy według przepisów ogólnych.

§19. Postanowienia końcowe

1. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce wadliwego stosuje się przepis prawa najbliższy jego celowi.
2. Regulamin wraz z Polityką prywatności i Cennikiem stanowi całość umowy o świadczenie Usługi.