Polityka prywatności SOMPLE
W skrócie — 6 rzeczy, które warto wiedzieć
- Twoje nagrania i notatki należą do Ciebie. Przetwarzamy je wyłącznie po to, żeby działała usługa — jesteśmy w tym zakresie podmiotem przetwarzającym, a administratorem jesteś Ty (lub Twoja firma).
- Nie trenujemy na Twoich treściach modeli AI i nie robią tego nasi dostawcy w ramach usług API, z których korzystamy.
- Nie sprzedajemy danych, nie wyświetlamy reklam i nie profilujemy Cię w celach marketingowych.
- Zero tajnego monitoringu: jeżeli konto działa w zespole, pracownik widzi w aplikacji te same swoje dane i statystyki, które widzi manager.
- Możesz usunąć każdą notatkę wraz z nagraniem z poziomu aplikacji, a całe konto ze wszystkimi danymi — samodzielnie w Ustawieniach.
- Strona somple.io nie używa cookies śledzących.
Spis treści
1. Kim jesteśmy
SOMPLE to asystent rozmów dla zespołów sprzedaży: urządzenie nagrywające, aplikacja mobilna oraz panel zespołu (dalej łącznie: „Usługa"). Operatorem Usługi jest Młyńska SPV sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Młyńska 5, 20-406 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001142509, NIP 9462747933, REGON 540348021 (dalej: „Operator", „my”). Kontakt we wszystkich sprawach, w tym dotyczących danych osobowych: kontakt@somple.io.
Operator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail.
2. Słowniczek
- Użytkownik — osoba posiadająca konto w Usłudze (np. handlowiec).
- Organizacja — firma lub zespół, w ramach którego działa konto Użytkownika.
- Manager — Użytkownik z uprawnieniami wglądu w dane zespołu w ramach Organizacji.
- Rozmówca — osoba trzecia, której głos lub dane pojawiają się w nagraniu (np. klient dzwoniący do Użytkownika).
- Treści — nagrania, transkrypcje, notatki, zadania, analizy i metadane połączeń powstałe w związku z korzystaniem z Usługi przez Użytkownika.
3. Nasze role: administrator i podmiot przetwarzający
To najważniejsza sekcja tej polityki — określa, kto za co odpowiada w rozumieniu RODO.
3.1. Operator jako administrator
Jesteśmy administratorem danych osobowych w zakresie:
- danych konta (e-mail, identyfikatory, dane logowania),
- danych Organizacji i ról (kto jest managerem, kto członkiem zespołu),
- danych rozliczeniowych i korespondencji z nami,
- technicznych logów działania Usługi.
3.2. Użytkownik (lub jego Organizacja) jako administrator Treści
Administratorem danych osobowych zawartych w Treściach — w szczególności głosu i danych Rozmówców, treści rozmów oraz metadanych połączeń — jest Użytkownik, a jeżeli korzysta z Usługi w ramach obowiązków służbowych — jego pracodawca (Organizacja). To Użytkownik/Organizacja decyduje, co i po co nagrywa.
W tym zakresie Operator działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO): przetwarzamy Treści na udokumentowane polecenie administratora, w celu świadczenia Usługi, na warunkach umowy powierzenia zawartej w §7 Regulaminu. Nie wykorzystujemy Treści do żadnych własnych celów.
4. Jakie dane, po co i na jakiej podstawie
| Kategoria danych | Cel | Podstawa prawna | Nasza rola |
|---|---|---|---|
| Dane konta (e-mail, uid, hasło w postaci skrótu / logowanie Google) | Założenie i obsługa konta, uwierzytelnianie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) | administrator |
| Dane Organizacji (skład zespołu, role, zaproszenia) | Funkcje zespołowe, panel managera | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | administrator |
| Nagrania i transkrypcje rozmów | Wytworzenie notatki, analizy i zadań na polecenie Użytkownika | przetwarzanie w imieniu administratora Treści | podmiot przetwarzający |
| Notatki, zadania, terminy, płatności, analizy sprzedażowe | Podstawowa funkcja Usługi (CRM z rozmów) | przetwarzanie w imieniu administratora Treści | podmiot przetwarzający |
| Dokumenty i zdjęcia dołączone przez Użytkownika (do projektów, osób, kontaktów) | Powiązanie materiałów z rozmowami i kontaktami | przetwarzanie w imieniu administratora Treści | podmiot przetwarzający |
| Wzorzec głosu Użytkownika (voiceprint) — dane biometryczne, opcjonalne | Rozpoznawanie wypowiedzi Użytkownika w jego nagraniach (zob. sekcja 5) | art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) | podmiot przetwarzający |
| Dane Rozmówców (nazwa/numer dzwoniącego z telefonu Użytkownika) | Przypisanie rozmowy do kontaktu | przetwarzanie w imieniu administratora Treści | podmiot przetwarzający |
| Metadane połączeń (odebrane / nieodebrane / wychodzące, czas, rozmówca — bez treści rozmowy) | Statystyki odbieralności dla Użytkownika i jego Organizacji | przetwarzanie w imieniu administratora Treści | podmiot przetwarzający |
| Dane rozliczeniowe (plan, faktury) | Rozliczenia, obowiązki podatkowo-księgowe | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO | administrator |
| Logi techniczne i dane o błędach | Bezpieczeństwo, diagnostyka, zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) | administrator |
| Korespondencja (e-mail na kontakt@somple.io) | Obsługa zapytań i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | administrator |
Nie prowadzimy marketingu bezpośredniego bez odrębnej zgody. Możemy tworzyć zanonimizowane, zbiorcze statystyki działania Usługi (niebędące danymi osobowymi) w celu jej rozwoju.
5. Dane rozmówców
Rozmówca zwykle nie ma konta w SOMPLE, a jego dane (głos, wypowiedzi, nazwa lub numer) trafiają do Usługi, ponieważ Użytkownik nagrał rozmowę. Dlatego:
- administratorem danych Rozmówcy jest Użytkownik/Organizacja — i to on odpowiada za podstawę prawną nagrywania oraz poinformowanie Rozmówcy (obowiązek informacyjny z art. 13/14 RODO),
- Usługa wspiera ten obowiązek m.in. funkcją komunikatu głosowego o nagrywaniu,
- jeżeli Rozmówca zwróci się do nas z żądaniem dotyczącym jego danych, przekażemy je właściwemu administratorowi (Użytkownikowi/Organizacji) i udzielimy mu niezbędnej pomocy jako podmiot przetwarzający.
Rozpoznawanie mówcy (opcjonalne, dane biometryczne). Jeżeli Użytkownik dobrowolnie nagra próbkę swojego głosu, wytwarzamy z niej cyfrowy wzorzec głosu (voiceprint) i używamy go wyłącznie do rozpoznawania wypowiedzi samego Użytkownika w jego własnych nagraniach (oznaczenie „kto mówi"). Wzorzec głosu jest daną biometryczną w rozumieniu art. 9 RODO i przetwarzamy go wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), zbieranej w aplikacji przed nagraniem próbki. Funkcja jest domyślnie wyłączona, dopóki Użytkownik sam jej nie włączy. Zgodę można wycofać w każdej chwili — usunięcie próbki i wzorca następuje wraz z usunięciem konta lub na żądanie (kontakt@somple.io). Do podziału nagrania na mówców i dopasowania wzorca korzystamy z dostawcy pyannoteAI (zob. sekcja 8). Nie używamy głosu Rozmówców do tworzenia ich wzorców biometrycznych. Prosimy nie nagrywać rozmów, w których mogą pojawić się inne szczególne kategorie danych (np. o zdrowiu), jeżeli nie ma ku temu podstawy prawnej — odpowiada za to administrator Treści.
6. Funkcje zespołowe i statystyki pracy
Jeżeli konto działa w Organizacji, wyznaczony Manager widzi notatki, analizy i statystyki członków zespołu (w tym statystyki odbieralności połączeń: odebrane / nieodebrane / oddzwonione). Zasady:
- Pełna przejrzystość: pracownik widzi w aplikacji te same swoje dane i statystyki, które widzi Manager. Usługa nie służy do niejawnego monitoringu i zakazujemy takiego użycia w Regulaminie.
- Obowiązki pracodawcy: wdrożenie monitorowania pracy z użyciem Usługi stanowi formę monitoringu w rozumieniu art. 223 Kodeksu pracy — Organizacja musi określić jego cele i zakres w przepisach wewnątrzzakładowych oraz uprzednio poinformować pracowników. Odpowiada za to Organizacja jako administrator.
- Minimalizacja: statystyki połączeń obejmują wyłącznie metadane (kto/kiedy/rodzaj) — nie treść rozmów.
- Charakter pomocniczy: analizy i oceny generowane przez AI nie mogą być wyłączną podstawą decyzji dotyczących zatrudnienia, oceny lub wynagrodzenia pracownika (zob. sekcja 7 i 15).
7. Sztuczna inteligencja
- Transkrypcje, notatki, analizy sprzedażowe i odpowiedzi czatu „Zapytaj SOMPLE" są generowane automatycznie przez modele AI i mogą zawierać błędy — stanowią materiał pomocniczy, wymagający weryfikacji przez człowieka.
- Treści Użytkowników nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI — ani przez nas, ani przez naszych dostawców w ramach wykorzystywanych przez nas usług API (zob. sekcja 8).
- Treści generowane przez AI są w produkcie wyraźnie oznaczone jako analiza/notatka automatyczna.
- Wobec zespołów: oceny AI dotyczące rozmów pracowników mają charakter wyłącznie wspierający; wymagamy od Organizacji zapewnienia nadzoru człowieka nad ich wykorzystaniem (szczegóły w Regulaminie, §5).
8. Odbiorcy danych i podwykonawcy
Korzystamy z następujących podmiotów przetwarzających (podpowierzenie w rozumieniu art. 28 ust. 2 RODO — aktualna lista zawsze w tej sekcji):
| Dostawca | Zakres | Lokalizacja przetwarzania |
|---|---|---|
| Google (Firebase / Google Cloud) | hosting aplikacji i paneli, baza danych, uwierzytelnianie, przechowywanie plików (nagrania), funkcje serwerowe, powiadomienia | EOG / USA |
| OpenAI | transkrypcja mowy (przetwarzanie nagrań na tekst) | USA |
| Anthropic | generowanie notatek, analiz i odpowiedzi czatu na podstawie transkrypcji | USA |
| pyannoteAI | podział nagrania na mówców i dopasowanie wzorca głosu (tylko przy włączonym rozpoznawaniu mówcy — zob. sekcja 5); pliki usuwane po przetworzeniu | UE (Francja) / AWS eu-west-3 |
Poza tym dane mogą być udostępnione wyłącznie: (a) na żądanie uprawnionych organów, w granicach prawa, (b) doradcom prawnym/księgowym Operatora w zakresie danych rozliczeniowych, (c) następcy prawnemu w razie zmian własnościowych — z zachowaniem niniejszej polityki.
9. Przekazywanie danych poza EOG
Część przetwarzania (sekcja 8) odbywa się w USA. Transfery opieramy na ważnych mechanizmach z rozdziału V RODO: decyzji o adekwatności dla podmiotów certyfikowanych w EU–U.S. Data Privacy Framework lub na standardowych klauzulach umownych (SCC) wraz ze środkami uzupełniającymi — zależnie od dostawcy. Kopię informacji o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pisząc na kontakt@somple.io.
10. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Treści (nagrania, transkrypcje, notatki, metadane połączeń) | do usunięcia przez Użytkownika; najpóźniej do 30 dni od usunięcia konta |
| Dane konta i Organizacji | czas trwania umowy, następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat) |
| Dane rozliczeniowe (faktury) | 5 lat od końca roku podatkowego (obowiązek ustawowy) |
| Logi techniczne | do 12 miesięcy |
| Kopie zapasowe | usuwane w cyklu rotacji, nie później niż 30 dni po usunięciu danych z systemów produkcyjnych |
11. Twoje prawa
W zakresie, w którym jesteśmy administratorem, przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wnioski realizujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 12 RODO).
W zakresie Treści (gdzie działamy jako podmiot przetwarzający) żądania kieruj do właściwego administratora — Użytkownika/Organizacji; jeśli trafią do nas, przekażemy je administratorowi i pomożemy w ich realizacji.
Usunięcie pojedynczych notatek wraz z nagraniami jest dostępne bezpośrednio w aplikacji. Trwałe usunięcie konta wraz ze wszystkimi danymi (nagrania, notatki, dokumenty, wzorzec głosu) wykonasz samodzielnie w aplikacji: Ustawienia → Konto → „Usuń konto i wszystkie dane". Usunięcie konta kasuje również wzorzec głosu, co jest równoznaczne z wycofaniem zgody na przetwarzanie danych biometrycznych. Możesz też napisać na kontakt@somple.io.
12. Bezpieczeństwo
- transmisja wyłącznie szyfrowana (TLS), szyfrowanie danych w spoczynku w infrastrukturze Google,
- dostęp do danych ograniczony regułami per konto i rolę (handlowiec widzi wyłącznie swoje dane; Manager — dane swojej Organizacji),
- uwierzytelnianie kont, minimalizacja zakresu zbieranych danych,
- kopie zapasowe i procedury reagowania na incydenty.
13. Cookies i dane lokalne
- Strona somple.io nie używa cookies śledzących ani analitycznych.
- Panel zespołu i aplikacja przechowują lokalnie wyłącznie dane techniczne niezbędne do działania (np. token zalogowanej sesji, preferencje wyglądu) — nie wymagają one zgody, bo są konieczne do świadczenia usługi.
14. Osoby niepełnoletnie
Usługa jest narzędziem biznesowym przeznaczonym dla osób pełnoletnich. Nie kierujemy jej do osób poniżej 18 roku życia i świadomie nie zbieramy ich danych.
15. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Analizy AI mają charakter pomocniczy; zakazujemy Organizacjom opierania decyzji kadrowych wyłącznie na nich.
16. Naruszenia ochrony danych
W razie naruszenia ochrony danych osobowych postępujemy zgodnie z art. 33–34 RODO: oceniamy ryzyko, w razie potrzeby zgłaszamy naruszenie Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin i informujemy osoby, których dane dotyczą. Jako podmiot przetwarzający zawiadamiamy administratora Treści bez zbędnej zwłoki.
17. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Archiwalne wersje udostępniamy na życzenie.
18. Kontakt i skargi
Sprawy danych osobowych: kontakt@somple.io. Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).